La preventivazione

Programmare l’attività aziendale con l’ausilio del preventivo.

I preventivi rappresentano i piani parziali dell’attività aziendale e fanno parte del piano generale e possono essere incorporati nella contabilità.

Dovrebbero essere adottati in maniera sistematica, includendo concretamente i progetti aziendali e tutte quelle operazioni che possono portare nuovi profitti.

Ogni azienda dovrebbe creare un proprio sistema di misurazione, per seguire e controllare il rendimento di ogni fase operativa.

Per ottenere il controllo si deve:

a)        definire gli obiettivi con precisione;

b)        fissare i passi necessari da farsi;

c)        effettuare costantemente le verifiche di scostamento tra consuntivi e preventivi, per accertarsi che l’attività proceda secondo quanto atteso.

L’elaborazione di un piano preventivo segue sempre i medesimi principi, sia esso applicato a grandi imprese che a medio piccole aziende.

Per quanto riguarda la micro impresa, il concetto non varia, ma ci si potrebbe limitare alla previsione di vendita, all’organizzazione della produzione mediante istruzioni di lavoro, prevedendone i profitti.

Quando la responsabilità del controllo dell’attività è accentrata in una sola persona, il preventivo rappresenta una solida base d’azione. Aiuta a prendere le decisioni relativamente al piano globale, segnando l’iter operativo che il dirigente deve seguire nell’espletamento dei suoi compiti.

Quando l’azienda cresce e si espande le responsabilità dovranno necessariamente essere delegate a differenti persone; diventa quindi necessario definire il piano aziendale in modo completo e formale.

Il preventivo, a questo punto, deve oltre che fornire le direttive al gruppo dirigente, coordinarne le attività.

Le piccole aziende non devono utilizzare complicati metodi di previsione.

Le procedure devono essere semplici e commisurate alle funzioni specifiche di ciascuna azienda.

Le procedure utilizzate ed il piano aziendale devono essere il frutto del lavoro di tutti gli addetti delegati all’applicazione medesima.

Per la maggior parte delle piccole imprese il preventivo può essere ripartito in quattro aree:

1                    preventivo di vendita;

2                    preventivo di produzione;

3                    preventivo dei costi amministrativi e di vendita;

4                    preventivo finanziario.

I primi tre, nel loro insieme, permettono di formulare la previsione dei profitti.

Il preventivo finanziario permette di calcolare le necessità per la realizzazione del piano, identificando la capacità aziendale ad autofinanziarsi, nonché le necessità di ricorso a fondi esterni.

 Queste previsioni devono essere predisposte per un periodo compreso tra sei mesi ed un anno e ciò vale per tutte le quattro aree.

Vendite

Naturalmente l’esattezza della previsione dipende dalla capacità di saper prevedere.

Nelle piccole aziende il volume del fatturato può essere influenzato dall’acquisizione o dalla perdita anche di un cliente, per cui la previsione consiste in una  serie di osservazioni dettate dall’acutezza e dall’esperienza dell’imprenditore;  il preventivo va comunque formulato, fosse anche un gioco di indovinelli.

Esso sarà fondato sulle cifre di vendita, sui dati consuntivi degli esercizi precedenti.

E’ buona regola studiare le tendenze di vendita, di mercato e tutte quelle condizioni economiche che potranno influenzare il volume del fatturato nel periodo in considerazione.

Le vendite previste saranno indicate in termini di unità e di lire e suddivise per aree geografiche.

Classificando in questo modo i dati del preventivo, è possibile individuare le cause degli scostamenti significativi, eventualmente riscontrate tra preventivo e consuntivo.

Produzione

Una volta previsto il livello delle vendite, si deve predisporre il preventivo di produzione.

Occorre, infatti, produrre le quantità necessarie per coprire le vendite preventivate, gestendo le scorte ai livelli ottimali.

Conoscendo le quantità da produrre è possibile calcolarne il costo preventivo predisponendo gli acquisti dei materiali e tenendo conto dei costi comuni.

Una volta dettagliati i costi dei materiali è possibile prevedere le necessità di cassa, nonché definirne i flussi, ciò significa programmare gli acquisti e pianificare la produzione.

Un piano periodico ben dettagliato rappresenta una valida premessa per ottenere un buon livello di produzione.

Costi preventivi di vendita ed amministrativi

Il fatturato di una piccola impresa è, solitamente, troppo esiguo per dare un margine sufficiente a coprire i costi commerciali ed amministrativi; 

perciò queste voci devono essere tenute sotto stretto controllo, al fine di garantirne il contenimento.

Le voci di spesa previste andranno elencate e separate per gruppi omogenei e significativi tenendo conto della loro tendenza a caratterizzarsi fisse o variabili.

Il piano dei conti terrà conto della loro classificazione e mensilmente si deve procedere all’elaborazione di un rendiconto economico, distinguendo le spese fisse dalle variabili.

Il confronto tra il piano previsionale ed il consuntivo metterà in evidenza il valore degli scostamenti.

Le differenze di rilievo andranno esaminate e rivalutate opportunamente, attivando di conseguenza le relative azioni correttive e preventive, atte ad evitare il ripetersi delle ricorrenze nei periodi successivi.

Fissato che i costi sono classificati a seconda della loro natura fissa o variabile, possiamo affermare che i grafici relativi all’utile e all’andamento finanziario sono fondati, prevalentemente, sulla somma monetaria delle vendite previste.

L’incertezza delle previsioni rende importante l’impiego di grafici per evidenziare le variazioni preventive dei costi al variare dei volumi.

E’ molto importante dare evidenza dei volumi di produzione e di ricavo necessari per conseguire l’utile prefissato.

Il grafico deve rappresentare gli sforzi ed i costi necessari per mantenere il volume di produzione ad un determinato livello. Il grafico del “punto critico” fornirà tali informazioni. Potrà essere preparato in base ai valori dei preventivi e confrontato coi livelli di attività conseguiti.

L’analisi del punto di pareggio fornisce risposte immediate, non sostituisce i calcoli dettagliati, ma contribuisce a tenere sotto controllo il livello dell’attività considerando gli effetti dei costi al variare dell’attività.